Få hjælp til at opsætte automatisk videresendelse af post fra private virksomheder i e-Boks Erhverv - enten til en e-mailadresse eller til jeres eget system via API (XML).
Indhold
Hvad er automatisk videresendelse af post?
Hvilken metode skal jeg bruge?
Metode 1: Videresend med sikker e-mail
Metode 2: Integration til system via API (XML)
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er automatisk videresendelse af post?
Med automatisk videresendelse kan jeres virksomhed få post fra private virksomheder i e-Boks Erhverv leveret videre på en sikker måde. I vælger selv, om posten skal sendes videre som sikker e-mail eller leveres til jeres eget system via API (XML).
Det kan være relevant, hvis I ikke ønsker, at medarbejdere skal logge ind i e-Boks for at håndtere al post, men i stedet vil modtage posten i en fælles mailboks, et sagsbehandlingssystem, et økonomisystem eller et andet internt system.
Vigtigt: Gælder kun post fra private virksomheder
Automatisk videresendelse i e-Boks Erhverv gælder kun post fra private virksomheder. Funktionen videresender ikke Digital Post fra offentlige myndigheder. Hvis I vil hente offentlig Digital Post ind i jeres eget system, skal I undersøge løsningen modtagersystem til Digital Post via Virk/Digital Post og jeres systemleverandør.
Hvem kan sætte automatisk videresendelse op?
Du skal være administrator for virksomhedens e-Boks Erhverv for at kunne oprette eller ændre automatisk videresendelse.
Hvis du ikke kan se menupunktet, mangler du sandsynligvis de nødvendige rettigheder i e-Boks Erhverv. Læs mere om brugerroller i e-Boks Erhverv.
Sådan finder du funktionen
- Log ind på e-Boks Erhverv.
- Vælg Menu.
- Se under Indstillinger.
- Vælg Automatisk videresendelse af post.
Vælg den metode, der passer til jer
| Metode | Vælg denne metode når... | Du skal bruge |
| Videresend med sikker e-mail | Posten skal sendes til en e-mailadresse, fx en fælles postkasse. | En e-mailadresse og et digitalt certifikat i BASE64-format. Læs mere om certifikater her. |
| Integration til system via API (XML) | Posten skal leveres direkte til jeres eget system, fx et sags-, økonomi- eller dokumenthåndteringssystem. | En URL, som e-Boks kan levere posten til, en kontaktperson og et system, der kan modtage XML. Læs mere om valg af API-version her. |
Hvorfor ser mit skærmbillede anderledes ud?
Det er normalt, at ikke alle virksomheder ser de samme felter. Der vises de felter, der er relevante for jer baseret på jeres opsætning og/eller indstillinger i e-Boks Erhverv. Læs mere om standard og udvidet funktionalitet her.
| Felt eller visning | Hvem ser det? | Hvad betyder det? |
| Kun de obligatoriske felter | Virksomheder med standard funktionalitet. | I opsætter videresendelsen for al post fra private virksomheder. I kan ikke vælge en bestemt mappe i flowet. |
| Vælg mappe | Virksomheder med udvidet funktionalitet. | I kan vælge, om videresendelsen skal gælde Al post eller post fra en bestemt mappe. |
| Slet meddelelse i e-Boks, når den videresendes | Myndigheder eller organisationer med denne mulighed aktiveret. | Posten flyttes til papirkurven i e-Boks, når den er videresendt. Den ligger i papirkurven i 30 dage, før den slettes permanent. |
Vigtigt! Før I vælger sletning
Slå kun automatisk sletning til, hvis I er sikre på, at modtager-mailboksen eller jeres system kan modtage og opbevare posten korrekt. Det er jeres ansvar, at den eksterne mailboks eller løsning kan modtage posten.
Metode 1: Videresend med sikker e-mail
Med sikker e-mail bliver ny post fra private virksomheder sendt videre som krypteret e-mail til den e-mailadresse, I angiver.
Det skal du bruge
- Administratoradgang til virksomhedens e-Boks Erhverv.
- Den e-mailadresse, som skal modtage den videresendte post.
-
Et digitalt certifikat i BASE64-format, typisk som en .cer-fil. Certifikatet bestilles og administreres uden for e-Boks via MitID Erhverv. Læs mere om certifikater her.
Sådan opsætter du sikker e-mail
1. Gå til Automatisk videresendelse af post.
2. Vælg Opsæt via sikker e-mail.
3. Upload certifikatet i feltet Certifikat. Certifikatet skal være i BASE64-format.
4. Indtast den e-mailadresse, der skal modtage den videresendte post.
5. Kun for virksomheder med udvidet funktionalitet: Hvis feltet Vælg mappe vises, vælg om videresendelsen skal gælde Al post eller en bestemt mappe.
6. Kun for myndigheder: Hvis feltet Slet meddelelse i e-Boks, når den videresendes vises, skal du kun markere det, hvis I ønsker, at posten fjernes fra e-Boks efter videresendelsen.
7. Vælg Opret.
Skærmbilleder fra oprettelse af videresendelse
Virksomheder med standard funktionalitet
Virksomheder med udvidet funktionalitet
Myndigheder
Metode 2: Integration til system via API (XML)
Med integration til system leverer e-Boks posten til en URL i jeres eget system. Posten leveres i XML-format, så jeres system kan modtage og behandle den automatisk.
Denne metode kræver normalt hjælp fra jeres IT-afdeling eller systemleverandør.
Det skal du bruge
- Administratoradgang til virksomhedens e-Boks Erhverv.
- En URL, hvor e-Boks kan aflevere posten sikkert.
- Viden om, hvilken API-version jeres system skal bruge. Ved nye opsætninger anbefales version 2.
- Kontaktoplysninger på en person, som e-Boks kan kontakte ved spørgsmål til integrationen.
- Et system, der kan modtage og behandle XML. Læs mere om API-version her.
Sådan opsætter du integration til system
1. Gå til Automatisk videresendelse af post.
2. Vælg Opsæt integration til system.
3. Indtast den URL, hvor e-Boks skal levere posten.
4. Vælg API-version. Vælg version 2, medmindre jeres systemleverandør specifikt beder om version 1.
5. Udfyld kontaktpersonens navn, e-mailadresse og telefonnummer.
6. Kun for virksomheder med udvidet funktionalitet: Hvis feltet Vælg mappe vises, vælg om videresendelsen skal gælde Al post eller en bestemt mappe.
7. Kun for myndigheder: Hvis feltet Slet meddelelse i e-Boks, når den videresendes vises, skal du kun markere det, hvis I ønsker, at posten fjernes fra e-Boks efter videresendelsen.
8. Vælg Opret.
Skærmbilleder fra oprettelse af videresendelse
Virksomheder med standard funktionalitet
Virksomheder med udvidet funktionalitet
Myndigheder
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg bruge automatisk videresendelse til post fra offentlige myndigheder?
Nej. Funktionen i e-Boks Erhverv gælder kun post fra private virksomheder. Offentlig Digital Post håndteres via Digital Post-løsningen. Hvis I vil hente offentlig Digital Post ind i jeres eget system, skal I undersøge modtagersystem til Digital Post via Virk/Digital Post og jeres systemleverandør.
Hvorfor kan jeg ikke vælge en mappe?
Mappevalg vises kun, hvis virksomheden bruger udvidet funktionalitet i e-Boks Erhverv. Med standard funktionalitet opsættes videresendelsen kun for al post fra private virksomheder.
Hvad er forskellen på standard og udvidet funktionalitet?
Standard funktionalitet er den enkle opsætning, hvor alle brugere som udgangspunkt kan læse og besvare al post. Udvidet funktionalitet bruges typisk, når virksomheden har behov for mere detaljeret rettighedsstyring og postfordeling på mapper. Læs mere om funktionalitet her.
Hvad betyder sletning efter videresendelse?
Hvis I markerer feltet, flyttes posten til papirkurven i e-Boks, når den er videresendt. Den ligger i papirkurven i 30 dage og slettes derefter permanent. Brug kun denne mulighed, hvis I er sikre på, at posten modtages og opbevares korrekt uden for e-Boks. OBS! Denne mulighed er kun tilgængelig for myndigheder.
Kan e-Boks hjælpe med certifikater?
e-Boks kan hjælpe med, hvor certifikatet uploades i e-Boks. Selve bestilling, hentning, fornyelse og eksport af certifikater foregår via MitID Erhverv og skal håndteres dér eller af jeres IT-afdeling.
Kan e-Boks hjælpe med API/XML-opsætningen i vores system?
e-Boks kan hjælpe med felterne i e-Boks og med den overordnede XML-beskrivelse, som findes her. Implementering, fejlsøgning og drift af jeres eget system eller URL skal håndteres af jeres IT-afdeling eller systemleverandør.
Hvad gør jeg, hvis vi skal skifte certifikat?
Forny eller bestil certifikatet via MitID Erhverv, eksporter det i BASE64-format, og opdater derefter opsætningen i e-Boks Erhverv. Læs mere om certifikater her.
For at opdatere et certifikat, skal du finde integrationen samme sted som du har oprettet den, under Menu -> Automatisk videresendelse af post. Her ser du en oversigt over alle integrationer du har oprettet.
Tryk på Redigér-knappen for den integration, der kræver et nyt certifikat. Upload det nye certifikat og Gem for at opdatere det.