For at forenkle administration af den post du modtager, kan du oprette arkiveringsregler, der flytter post fra indbakken til andre mapper. Eksempelvis kan du oprette en regel, der arkiverer alle dokumenter fra en bestemt myndighed, fra indbakken til en mappe, du opretter til det særlige formål.
Det er også arkiveringsregler, du skal anvende i en virksomhed, hvor der er flere brugere, postfordeling og differentieret adgang. Arkiveringsreglerne kan bruges sammen med attentionformatet, hvor myndigheder kan sende en post til en virksomhed og angive et specifikt p-nummer i attentionformatet.
Arkiveringsregler kan oprettes som en generel regel, der gælder for alle dokumenter eller som en specifik regel, der gælder for én bestemt afsender. Arkiveringsregler kan opsættes til automatisk udførelse på det tidspunkt posten modtages, eller manuel udførelse fra indbakken.
Oprettelse af regler
Arkiveringsregler oprettes under indstillinger. Der er et antal trin du skal tage stilling til i forbindelse med oprettelse:
Vælg hvilken type regel du vil oprette
- Opret generel regel (denne regel gælder for alle afsendere)
- Opret afsenderspecifik regel (denne regel gælder for en bestemt afsender)
Generel regel
- Vælg evt. attentiontype
- Hvis attentiontype er valgt, skriv attentionværdi
- Vælg den mappe, som posten skal arkiveres i
- Vælg om posten skal arkiveres automatisk eller manuelt
- Tryk OK
Afsendespecifik regel
- Fremsøg den afsender, du ønsker at oprette en regel for
- Vælg den specifikke post fra afsenderen, som reglen skal gælde for
- Vælg evt. attentiontype
- Hvis attentiontype er valgt skriv attentionværdi
- Vælg den mappe, som posten skal arkiveres i
- Vælg om posten skal arkiveres automatisk eller manuelt
- Tryk OK
Eksempler på oprettelse af regler
Oprettelse og vedligeholdelse af regler foretages under indstillinger / regler:
Eksempel 1: Oprette en generel regel der gælder for alle afsendere.
- Klik på knappen Opret generel regel
- Vælg evt. p-nummer i Attentiontype og angiv et specifikt p-nummer i Attentionværdi
- Angiv den mappe, posten skal arkiveres i
- Angiv om arkiveringen skal ske automatisk, når posten ankommer eller manuelt når bruger klikker på ”Arkivér” i Indbakken
- Klik OK
Reglen er nu oprettet og gælder for alle afsendere. Hvis du har angivet et p-nummer, som en del af reglen, vil kun meddelelser der indeholder det specifikke p-nummer blive flyttet som følge af reglen.
Eksempel 2: Oprette en regel for en bestemt type dokumenter fra en specifik afsender
Hvis du vil oprette en regel, der gælder for en specifik afsender.
- Klik på Opret afsenderspecifik regel
- Fremsøg afsenderen ved hjælp af søgefeltet
- Klik den specifikke afsender
- Vælg den meddelelsestype, reglen skal gælde for
- Angiv den mappe, posten skal arkiveres i
- Angiv om arkiveringen skal ske automatisk, når posten ankommer eller manuelt når bruger klikker på "Arkivér" i Indbakken
- Klik OK
Redigering af regler
Efterhånden som du opretter arkiveringsregler, vil du få en oversigt over oprettede regler under Indstillinger/Regler. Under hver regel har du to funktioner: Rediger og Slet
Hvis du ønsker at ændre en regels betingelser, klikker du Rediger ud for den specifikke regel, ændrer betingelserne som ønsket og klikker Ok. Reglen er nu opdateret og vil virke med de nye betingelser.
Ønsker du at slette en regel, klikker du Slet under den specifikke regel, derefter Ok. Reglen er nu slettet.