I denne artikel gennemgår vi digitale underskrifter og delegeret signering i virksomheder.
Indholdsfortegnelse:
1. Hvad er digitale underskrifter?
2. Hvad er delegeret signering?
3. Sådan delegerer virksomheden dokumenter til underskrivere
4. Sådan underskriver brugeren virksomhedens dokumenter
1. Hvad er digitale underskrifter?
En digital underskrift er en sikker elektronisk underskrift, der bruges til at godkende dokumenter online. Den bekræfter din identitet og har samme juridiske gyldighed som en håndskreven underskrift.
I e-Boks har du mulighed for at underskrive dine dokumenter digitalt med MitID, hvilket gør underskiftsprocessen nem og effektiv, da du hverken behøver at printe, scanne eller være fysisk tilstede.
2. Hvad er delegeret signering?
Delegeret signering betyder at en leder eller medarbejder kan give en anden i virksomheden tilladelse til at underskrive dokumenter på deres vegne. Dette er nyttigt, når en ansvarlig person ikke er tilgængelig, men det er nødvendigt at få godkendt eller afsluttet vigtige dokumenter hurtigt.
I e-Boks kan du give en bruger adgang til at underskrive virksomhedens dokumenter via vedkommendes private e-Boks. Dette er relevant i det tilfælde, hvor en person uden en general adgang til virksomhedens e-Boks, skal underskrive et dokument. Det kunne f.eks. være et bestyrelsesmedlem eller en indkøber.
3. Sådan delegerer virksomheden dokumenter til underskrivere
Bemærk! Du skal være virksomhedsadministrator.
Når et dokument ligger klar til underskrift skal du gøre følgende:
1. Log ind på e-Boks Erhverv og åben dokumentet, der skal underskives.
2. Tryk på knappen 'Tillad andre at underskrive' ud fra dokumentet.
Hvis det er første gang at jeres virksomhed skal delegere, skal du først oprette brugeren eller brugerne, som skal underskrive dokumenter på virksomhedens vegne:
3. Tryk på knappen 'Administrer underskrivere' og tryk derefter på plus-symbolet.
4. Du skal nu udfylde felterne med medarbejderens oplysninger og trykke 'OK'. Du har mulighed for at oprette en kode, som den nye underskriver skal bruge i forbindelse med tilknytning til virksomheden.
Bemærk! Den nye underskriver skal godkende tilknytningen til din virksomhed (se næste afsnit: Sådan underskriver brugeren virksomhedens dokumenter).
Bemærk også! Ønsker du at oprette flere brugere, skal du blot følge trin 3 og 4 igen.
5. Når du har oprettet de nødvendige underskrivere, skal du vælge dem der skal underskrive det pågældende dokument. Dette gør du ved at klikke på boksen i højre side under 'Vælg'.
6. Tryk nu på 'Gem', for at bekræfte delegeringen.
Underskriveren vil automatisk modtage en mail om, at der er et dokument klar til underskrivning, hvis du har udfyldt mail-feltet, da du oprettede underskriveren (under trin 4).
Du kan løbende se hvem der har underskrevet ved at trykke på 'Status' ud fra dokumentet.
Når alle har underskrevet er det vigtigt at du klikker på 'Færdiggør underskrivning' for at sende det underskrevne dokument tilbage til afsenderen.
4. Sådan underskriver brugeren virksomhedens dokumenter
Når en bruger er blevet valgt som underskriver, skal vedkommende gøre følgende:
1. Brugeren skal logge ind på sin e-Boks.
2. På forsiden vil der være et banner, som er virksomhedens anmodning om at gøre brugeren til underskriver. Brugeren skal her trykke på 'Accepter', for at blive underskriver (hvis administratoren har oprettet underskriveren med en kode, skal denne kode bruges til at godkende).
3. Brugeren har nu fået en ny mappe kaldet 'Underskriv'. Herinde skal vedkommende gå ind på dokumentet, som skal underskrives, og gennemføre signerngen med sit MitID.
Efter underskriften er gennemført mister underskriveren adgang til dokumentet.
Til sidst vil virksomheden bekræfte, at underskrivningen er færdiggjort.